STEP1. 順番が肝心。名刺をスマートに渡す方法
1. まずは、名刺を名刺入れの上に乗せて準備。相手が読める向きでセットします。名刺は、訪問した側が先に出すのが一般的です。上司と一緒の場では、上司から先に名刺を交換するので一旦ステイ。よく見ておきましょう。
2. 順番が回ってきたら、相手に差し出すタイミングで、「〇〇社の〇〇と申します。どうぞよろしくお願いいたします」と、社名や部署、氏名を名乗ります。両手で端を持って胸の前あたりで、軽くお辞儀をしながら差し出します。相手が差し出した名刺よりも低い位置で渡すと、謙虚で丁寧な印象を与えることができます。
3. 相手と交差した時は、自分の名刺を右手で差し出し、左手で相手の名刺を受け取るといいでしょう。
STEP2. 受け取ったらなんて言う?名刺の受け取り方
4. 受け取った名刺はすぐに右手を添え、指で文字やロゴを隠さないように気をつけながら両手で持ちます。「頂戴します」と、感謝の意を伝えることも忘れずに。
5. 受け取ったらすぐに名刺入れや鞄にしまうのではなく、商談や打ち合わせが終わるまで、名刺入れの上に乗せて机に置いておくのが基本です。名刺が何枚かある場合は、相手の席順に合わせて並べておくと、氏名を覚えやすいのでおすすめです。中でも一番役職が高い人の名刺の下に、名刺入れを敷くようにしましょう。
うっかり!名刺を忘れた時はどうする?
長い社会人人生。1度は名刺を忘れることがあるかもしれません。その時は、まずはお詫びして部署名・氏名を伝えましょう。そして「忘れた」と言わず、「切らした」と言うこと。会議や商談の前に相手を不安にさせないために「申し訳ありませんが、ただ今名刺を切らしております。お渡しするのは後日でも良いでしょうか?」と伝えるといいでしょう。
ベテランビジネスパーソンは「予備の名刺を持ち歩く」「出かける前に名刺の残り枚数まで確認する」など、様々な「名刺忘れ」対策をしています。上司や先輩社員にどんな予防策を実践しているか、聞いてみるのもいいかもしれませんね。
意外と見られてる!?名刺入れの選び方
名刺交換では、渡す時も受け取る時も名刺入れが登場します。身だしなみの一部だと考えて、こだわって選んでみてください。よれよれのスーツを着ないように、また、くたびれた革靴を履かないのと同じように、名刺入れもきちんとしたものを使いましょう。
ベーシックなのは、男性であったらブラックやネイビーなどダーク系カラーの、レザー製のもの。女性なら、ベージュやパステルカラーなど、優しい色合いの名刺入れを使っている方が多いようです。相手に失礼がなく、不快な印象を与えるものでなければ基本的には問題ありません。業界の慣習やシーンに合わせて選んでみるといいでしょう。
デジタルvsアナログ名刺の管理方法
名刺はもらってからが本番。名刺交換のタイミングではお取り引きがなくとも、しばらく経ってから「そういえば、あの人に協力してもらいたい」と、プロジェクトのパートナーになることも。最適な時に思い出してビジネスに活用するために、名刺管理をしておきましょう。
名刺の管理方法は大きく分けて2つ。「アナログ式」と「デジタル式」です。
■アナログ式
名刺をホルダーに収納したり、ノートに貼り付けたりして紙のまま保存する方法。思い出しやすいよう、打ち合わせの日付や場所、話した内容や人柄までメモする人もいます。この方法ではコストがあまりかからない一方、大量の名刺管理には不向きです。
■デジタル式
名刺管理アプリや名刺管理ツールを利用して、名刺をスキャンしたり、写真を撮ったりすることで、データとして名刺を管理する方法です。こちらは検索しやすい、省スペース化できるなどのメリットがある一方、個人情報の漏洩の心配があるなどセキュリティ面でのデメリットが存在します。
まずは、会社の方針に合わせて名刺管理をしてみましょう。
名刺交換をスムーズにこなそう
名刺交換は基本的なビジネスマナーですが、マナーを気にするあまりぎこちない動きになってしまっては、いい印象にはならないでしょう。「名刺はビジネスパーソンの分身」と言うように、まずは自分の名刺も、相手の名刺も大切に扱う心構えを持つことが大切です。初めのうちは手こずってしまうこともあるかもしれませんが、上司や先輩社員の姿を見ながら、少しずつ名刺交換をマスターしていきましょう。